كيف تتصرف باحتراف ورقي داخل اجتماعات العمل؟.. خطوات ونصائح مهمة

تُعد الاجتماعات جزءًا أساسيًا من بيئة العمل اليومية، سواء كانت داخلية بين أفراد الفريق أو مع عملاء وشركاء خارجيين. ولكي تكون هذه الاجتماعات فعالة ومثمرة، لا يكفي فقط الحضور، بل يجب الالتزام بمجموعة من القواعد والسلوكيات التي تعكس مهنيتك واحترامك للآخرين.

فيما يلي مجموعة من أهم قواعد آداب الاجتماعات التي يُستحسن اتباعها لضمان سير الاجتماع بسلاسة وتحقيق أهدافه.

1. كن دقيقًا

الالتزام بالمواعيد يعكس نضجك واحترافيتك واحترامك للآخرين، يتوقع القادة أن تسير الاجتماعات بكفاءة، وتأخرك قد يسبب تشتيتًا لا داعي له.

خلافًا لما قد يُقبل في الحياة الاجتماعية، فإن البيئات المهنية تتطلب حضورك في الموعد المحدد. من الأفضل أن تصل قبل بضع دقائق حتى تتمكن من الاستعداد بهدوء.

إذا تأخرت، قدم اعتذارك بهدوء، واجلس وركّز مباشرة في سير الاجتماع.

2. كن مستعدًا

غالبًا ما يُرسل منظم الاجتماع بريدًا إلكترونيًا يحتوي على جدول الأعمال، خاصة إذا كان الاجتماع يضم عددًا كبيرًا من المشاركين أو موضوعات متعددة.

احرص على قراءة الجدول جيدًا، وتحضير ما طُلب منك، سواء كان ذلك أوراقًا أو ملاحظات أو أفكارًا محددة. الإعداد الجيد يُسهم في نجاح الاجتماع ويُظهر التزامك.

3. ارتدِ ملابس احترافية

يعتمد نوع اللباس المناسب على طبيعة مكان العمل. في الاجتماعات الداخلية، التزم بقواعد اللباس المعتمدة في شركتك.

أما إذا كنت ستحضر اجتماعًا مع عميل خارجي، فمن الأفضل التأكد من الزي المناسب عبر سؤال مديرك في حال وجود شك.

4. تحدث بصوت مسموع وواضح

عند التحدث، تأكد من أن صوتك مسموع وواضح للحضور. هذا يُظهر ثقةً بالنفس واحترافية في الطرح، ويضمن تفاعل المشاركين مع ما تقوله دون الحاجة لتكرار كلامك أو توضيحه.

5. استمع وشارك بفعالية

الاجتماعات المثمرة تعتمد على الإنصات الجيد والمشاركة الفعالة. أظهر اهتمامك بالحديث من خلال الإيماء أو إعادة صياغة ما سمعته للتأكيد على الفهم.

استخدم الأسئلة الذكية والملاحظات المدروسة لإثراء النقاش، وتجنّب مقاطعة المتحدث.

6. تناوب على الحديث

أثناء النقاشات الحماسية، قد يرغب الجميع في التحدث. من المهم انتظار دورك واحترام من يتحدث.

إذا شعرت أنك قد تنسى فكرتك، دوّنها بسرعة، لكن استمر في الاستماع إلى مجريات الحديث أثناء ذلك. اتبع تعليمات المُيسّر بشأن الدور في الحديث، مثل رفع اليد.

7. التزم بجدول الأعمال

الانحراف عن جدول الاجتماع قد يؤدي إلى هدر الوقت والجهد. حاول دائمًا العودة إلى الموضوع الأساسي إذا لاحظت خروج الحديث عن الإطار المحدد.

يساعد هذا في الحفاظ على تركيز المجموعة وضمان انتهاء الاجتماع في الوقت المحدد.

8. اطرح أسئلتك في الوقت المناسب

اختر توقيتًا مناسبًا لطرح الأسئلة، ويفضل أن يكون ذلك خلال العروض التقديمية وفي لحظة توقف طبيعية في الحديث.

لا تقاطع المتحدث، وكن مهذبًا في تقديم سؤالك. إذا لم تجد الفرصة المناسبة، يمكنك الانتظار حتى نهاية الاجتماع أو إرسال سؤالك عبر البريد الإلكتروني.

9. انتبه لإشاراتك غير اللفظية

خلال الاجتماعات الطويلة، احذر من بعض السلوكيات التي قد توحي بعدم الاهتمام، مثل:

• النقر بالقلم
• تحريك القدمين
• التململ أو التمايل على الكرسي
• إصدار أصوات غير مريحة
• تصفح الأوراق بشكل مزعج

حتى وإن كانت هذه التصرفات لا تُعد مشكلة أثناء عملك على مكتبك، إلا أنها قد تشتت تركيز الآخرين خلال الاجتماع.

10. ضع التكنولوجيا جانبًا

استخدام الهواتف أو الأجهزة أثناء الاجتماعات قد يُعتبر عدم احترام، حتى وإن لم يكن مقصودًا.

أطفئ هاتفك أو ضعه على الوضع الصامت، واحتفظ به بعيدًا عن الأنظار. من الأفضل تدوين الملاحظات يدويًا لتقليل التشتت.

وإذا احتجت إلى استخدام جهاز كمبيوتر محمول، تأكد من استئذان منظم الاجتماع مسبقًا.

11. تناول الطعام والشراب بحذر

في الاجتماعات العادية، يُسمح غالبًا بشرب الماء أو القهوة، ولكن تجنب تناول الطعام إلا إذا كان الاجتماع مخصصًا لذلك (مثل اجتماعات الغداء).

تجنب إحضار أطعمة ذات روائح قوية أو تُحدث أصواتًا مزعجة. حافظ على نظافة المكان واتركه كما وجدته.